De gastenlijst opstellen

Het opstellen en trimmen van de gastenlijst mag dan wel niet zo leuk zijn als het voorproeven van de bruidstaart, maar volg onderstaande stappen en het zal veel vlotter verlopen dan verwacht.

Beslis hoe jullie de lijst willen opsplitsen alvorens financiële hulp te aanvaarden.

Ik moet er niet om liegen: het opstellen van de gastenlijst kan nogal stressvol zijn! Vooral wanneer een of beide ouderparen van het koppel betrokken zijn bij het plannen of financieële steun bieden. Daarom is het belangrijk om heel duidelijk te zijn over de verwachtingen alvorens hun hulp te aanvaarden. Ook al financieren jullie het huwelijk volledig zelf, is het aangeraden met familie te praten over de gastenlijst. Op die manier komt niemand voor verrassingen te staan. Van zodra jullie geld gebruiken van iemand anders, hangen jullie eraan vast. Maar wanneer er vooraf over gesproken wordt, kan men nog steeds onderhandelen of kiezen om de steun af te wijzen.

TIP: traditioneel kiest het koppel zelf de helft van de gastenlijst en krijgt ieder ouderpaar een kwart van de gastenlijst. De meest dramavrije aanpak is echter gewoon de lijst in drie gelijke delen te verdelen.

Gebruik een systeem dat toelaat om samen te werken.

Er zijn verschillende manieren om een gastenlijst op te stellen, maar best een systeem toepassen waarmee men kan samenwerken. Zo kan iedereen altijd de meest up-to-date versie ziet. Het is ook gemakkelijk om ieders contactinformatie op één centrale plaats te hebben. Zo zullen jullie deze gegevens later nog kunnen hergebruiken om postkaarten of verjaardagsuitnodigingen te versturen of andere gelegenheden.

TIP: wis nooit namen van de lijst! Wanneer de tijd is aangebroken om de ja’s, de misschiens en de neens van elkaar te onderscheiden, kan je dit eenvoudig doen door kleuren te gebruiken of een aparte lijst op te maken van namen waar jullie niet zeker van zijn. Door te wissen creëer je wel extra ruimte, maar weet je achteraf niet meer wie allemaal in aanmerking is gekomen.

gastenlijst

Stel jullie droomlijst samen.

Tijdens het opstellen van de lijst, schrijf de namen op van iedereen waar jullie maar aan kunnen denken die naar jullie huwelijk zou moeten komen. Gaande van oude vrienden uit de jeugdbeweging tot het derde achterneef dat je slecht eenmaal ontmoet hebt op een familiefeest. Enkel voor dit deel dient er geen rekening te houden met budget of capaciteit van de locatie. Later wordt de lijst getrimd, maar voorlopig mogen jullie het nog heel groots zien.

TIP: als jullie nadien nog graag mensen willen toevoegen, ga dan terug naar deze lijst. Als ze nooit op je droomlijst hebben gestaan, zullen ze uiteinddelijk toch niet zo belangrijk zijn.

Wees realistisch over het aantal gasten om later stress te voorkomen.

Het snijden in de cijfers is zeker niet de leukste taak bij het plannen van een huwelijk. Er is één getal waar men echt niet rond kan: de omvang van de gastenlijst. Jullie budget en de capaciteit van de huwelijkslocatie spelen hierbij de belangrijkste rol. Iedere gast is een extra bord of een extra stoel om te huren, de grootte van de cake, … . Nodig meer gasten uit dan de capaciteit van je locatie en je zal je adem inhouden telkens je een RSVP ontvangt. Het is beter wat conservatiever te zijn met het aantal gasten. Indien het budget nog ruimte laat of er is nog plaats om paar extra stoelen, kan je altijd gasten toevoegen.

PAS VERLOOFD, WAT NU?
Deze gratis checklist helpt jullie op weg!

Stel selectieregels op (en leef ze na).

Het is tijd om terug met beide voetjes op de grond te komen en die droomlijst te trimmen tot een reëel aantal. Dit kan eenvoudig door enkele regels op te stellen en deze ook effectief op te volgen. Ik garandeer jullie dat het veel makkelijker zal zijn en potentieel drama zal voorkomen. Wat bedoel ik nu met die ‘selectieregels’? Hier zijn enkele voorbeelden:

  • Indien geen van jullie de persoon ooit persoonlijk heeft gesproken of ontmoet, nodig hem/haar dan niet uit.
  • Geen zin om kinderen uit te nodigen op jullie huwelijksdag? Wees dan niet bang om een ‘adults only’ regel op te stellen.
  • Indien geen van jullie beiden de persoon de afgelopen 3 jaar heeft gesproken en jullie geen rechtstreekse band hebben, niet uitnodigen.
  • Indien er iemand op de lijst staat omdat jullie zich schuldig zouden voelen ze er niet op te zetten (bvb als jullie ook op hun huwelijk waren uitgenodigd), nodig ze dan niet uit.

TIP: er zijn veel horrorverhalen aangaande gastenlijsten en de enige manier om het hele proces vlot te laten verlopen is door eerlijk te zijn. In het begin zal het moeilijk zijn, maar voor iedere persoon die jullie van de lijst van de ouders halen, haal er ook een van jullie eigen lijst.

Maak zowel een A-lijst als een B-lijst.

Dit klein geheimpje blijft tussen ons. Door twee lijsten te gebruiken lukt het de meeste mensen uit te nodigen zonder budget op te drijven of grotere locatie te moeten zoeken. Zo werkt het: de A-lijst bestaat uit de belangrijkste gasten die zeker niet mogen ontbreken tijdens de huwelijksdag, zoals familie en naaste vrienden. Zij ontvangen als eerste een uitnodiging. De B-lijst bestaat uit gasten die je ook graag op je huwelijk wil hebben, dus zet er niet zomaar iemand op. Zodra je RSVPs ontvangt van de A-lijst, kunnen ‘afwijzingen’ vervangen worden door gasten van de B-lijst (in orde van belangrijkheid).

TIP: indien je de B-lijst te kort op de huwelijksdag contacteert, kan je hen evengoed zeggen dat ze tweedekeus zijn. Doe het dus onopvallend en zorg dat de A-lijst iets vroeger wordt gecontacteerd zodat er nog voldoende tijd is om de B-lijst te contacteren. Vergeet geen tweede set antwoordkaartjes te voorzien met een latere RSVP datum.

Vermeld namen op de antwoordkaarten.

Het zal niet de eerste keer zijn dat een gast twee (of meerdere) namen op één lijn proberen te wringen, ondanks het feit dat de uitnodiging aan één persoon gericht is. Om dit te voorkomen is het eenvoudig de namen van de gasten op de RSVP uitnodigingen te laten drukken. Op die manier is het onmogelijk om een uitnodiging te forceren.

TIP: Indien jullie om een of andere reden toch nog een extra ongenodigde gast krijgen, kan het zijn omdat de gast het protocol niet kent. Neem het dus niet al te persoonlijk op, maar pleeg een beleefd telefoontje en leg hen de situatie uit. vb: Jullie willen graag iedereen uitnodigen, maar om budgettaire redenen en ruimte is dat niet mogelijk.

gastenlijst

Laat de ouders jullie niet dirigeren.

Grenzen, leg ze vast en hou je eraan. Als het erop neer komt, is dit jullie huwelijksdag. Indien budget een probleem is, kan de oplossing heel simpel zijn: zij die meer gasten willen uitnodigen, zullen iets meer in het budget moeten voorzien. In veel gevallen wordt de gastenlijst beperkt door de capaciteit van de locatie. Dat wil zeggen indien je moeder haar ganse yogaklas wil uitnodigen, jij of de ouders van je verloofde hun lijst moeten uitdunnen. Probeer eerst een compromis te vinden. Waarom niet gewoon één uitnodigen en de rest aan de B-lijst toevoegen? Het zal niet eenvoudig zijn, maar indien je nu toegeeft, zullen er nog meer gelijkaardige aanvragen binnenkomen.

TIP: hou moeilijke gesprekken altijd oog-in-oog zodat je zeker bent dat de juiste signalen overkomen. Zodra er emoties bij betrokken raken, wil je jouw standpunt duidelijk en verstaanbaar overbrengen.

Vermijd last-minute toevoegingen.

Of je al dan niet het woord zelf verspreidt, er zullen altijd wel enkele ongemakkelijke opmerkingen voorbijkomen zoals “Ik kan niet wachten om naar jullie huwelijk te komen!” van iemand die waarvan je nog niet zeker bent of je die persoon gaat uitnodigen. Op dat moment lijkt het makkelijkste antwoord “Ik ook niet!”, maar op die manier kan je bijna niet anders dan hen toevoegen aan de gastenlijst. De beste reactie is duidelijk maken dat er bepaalde beperkingen zijn en men nog in de beginfase zit van het plannen.

TIP: bereid jezelf voor op potentiële onaangenaam conversaties door een duidelijk, niet mis te verstaan antwoord voor te bereiden. Iets in de aard van: “Natuurlijk zouden we graag iedereen willen uitnodigen, maar helaas laat het budget en de ruimte dit niet toe”. En stuur de conversatie in een andere richting.


6 personen die je wil bannen van je gastenlijst

Die persoon die overal drama over maakt.
Het is om te beginnen al lastig genoeg om de kalmte te bewaren op je huwelijksdag. Voeg er dus geen extra kopzorgen aan toe door een vriend(in) uit te nodigen die van drama houdt. Indien je bezorgt bent dat iemand ruzie zou kunnen maken of net iets te hard feesten, kan deze misschien beter niet op de gastenlijst staan.

Die persoon die je eens op een feestje ontmoet hebt.
Vrienden van vrienden zijn niet persé jouw vrienden. Indien je er geen persoonlijk gesprek mee zou kunnen hebben, verdienen ze het niet om op je gastenlijst te staan. Ze kunnen altijd doorgaan als de ‘plus 1’ van je vriend(in) maar je moet ze daarom nog niet rechtstreeks uitnodigen.

Die persoon die je al een eeuwigheid niet meer gezien hebt.
Jeugdvrienden, kameraden van het unief en kamergenoten, ze kunnen allemaal beginnen te vragen achter uitnodigingen voor de trouw na het zien van je nieuwe status Facebook. Maar als je ze sinds je schooltijd al niet meer gezien hebt, lijkt een uitnodiging overbodig. Ze kunnen wel bijdragen aan de nodige nostalgie, maar indien je hen niet goed genoeg kent, zijn het toch maar verloren plaatsjes op de gastenlijst.

Die persoon die altijd negatief is.
Als je een vriend(in) hebt die altijd negatief is en bijna geen enkel positief woord heeft kunnen zeggen over jullie huwelijk, haal je die best zo snel mogelijk van je gastenlijst. Jullie grote dag moet gevuld zijn met liefde en blijdschap, geen negatieve opmerkingen en scheve blikken.

Die persoon waar je paar jaar gelden nog mee gedate hebt.
Huwelijken zijn praktisch altijd een “geen ex zone”. Je zou het zelf waarschijnlijk ook niet leuk vinden als je partner een ex-liefje uit school op de gastenlijst zet. Dus behandel hem/haar met hetzelfde respect. Indien jullie nog behoren tot dezelfde vriendengroep en regelmatig contact hebben, kan je ze eventueel toevoegen, maar bespreek dit zeker vooraf met je verloofde.

Die persoon waar je buiten het werk nooit contact mee hebt.
Je zal waarschijnlijk één of twee collega’s hebben die plots bevriend met je willen zijn zodra ze iets zien schitteren aan je ringvinger. Het is waarschijnlijk ook een van de spannendste dingen die er sinds lang op de werkvloer gebeurd zijn. Collega’s uitnodigen voor je huwelijk is best ok. Maar beperk het tot diegenen waar je buiten de werkuren ook contact mee hebt. Om onaangename momenten te vermijden, is het aangeraden om gesprekken over trouwjurken, locaties en huwelijkstaarten te vermijden aan de koffiemachine.


MEER VAN DIT?

Vond je deze informatie nuttig? Bekijk dan zeker eens het blog overzicht en kom nog meer te weten over allerlei huwelijksgerelateerde topics!

Deel deze post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on print
Share on email